Thuiswerken is voor veel werknemers het nieuwe normaal geworden. Het kwam al wel eens voor, maar door de coronacrisis zijn de aantallen in rap tempo gestegen. Volgens het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) verwacht 48% van de thuiswerkers dat zij na afloop van de coronacrisis vaker thuis aan het werk zullen gaan. Wat betekent deze verandering voor de kantooromgeving? Welke opties zijn er? Tijd om alvast naar de toekomst te kijken.
Het KiM heeft meerdere meetmomenten om te vergelijken. Vóór corona (september 2019) werkte 32% van de werknemers minstens één uur per week thuis. Dit steeg tot 52% in het voorjaar van 2020, daalde naar 45% in de zomer en naar 42% in de herfst. In januari 2021 werkte 48% weer minstens één uur thuis. Bijna een derde van alle werkenden (29%) werkt zelfs meer dan 75% van de tijd thuis. Aangezien dit aantal voor het coronatijdperk nog geen 10% was, is dit een flinke omslag. Ook als de coronacrisis eenmaal achter de rug is, verwacht bijna de helft van de werknemers (48%) vaker thuis te werken.
Tijd om de kantoorsituatie te evalueren
Veel werkgevers zijn zich er al van bewust dat werknemers de smaak van het thuiswerken te pakken hebben. Daarom is het nu een goed moment om de kantoorsituatie te evalueren. Is zo’n duur en groot kantoor eigenlijk nog wel nodig? Overweeg om over te stappen naar een kleiner kantoor. De huur in zijn geheel opzeggen kan ook: houd de wekelijkse of maandelijkse meeting dan op een centrale locatie of reserveer slechts een aantal werkplekken via een locatie die flexplekken aanbiedt. Hoe vaak willen werknemers straks thuiswerken en wat vindt de werkgever een acceptabel aantal dagen? Hoeveel vergaderruimte is er nodig? Maar vooral, is het mogelijk om het kantoor beter in te delen, zodat het blijft voldoen aan de gewijzigde behoeftes van de werknemers?
Aantal thuiswerkdagen in de toekomst
In de eerste plaats is het handig om te weten hoeveel dagen werknemers straks thuis willen werken. Nu zal dit natuurlijk verschillen per persoon, maar het kan geen kwaad om dit alvast te inventariseren. Uit het onderzoek van het KiM blijkt dat werknemers straks tussen de één en drie dagen willen thuiswerken. De werkzaamheden moeten dit natuurlijk wel toelaten. Ook is het mogelijk dat de leidinggevende in ieder geval één dag wil aanwijzen waarop in principe iedereen op kantoor is voor bijvoorbeeld meetings en om het contact met elkaar te behouden. Door tijdig een thuiswerkbeleid op te stellen (voor nu en voor na de coronacrisis) is het straks eenvoudiger om de thuiswerkvragen van werknemers te beantwoorden. De regels en voorwaarden zijn dan immers goed doordacht en vastgelegd.
Geen kantoorpand meer?
Door thuis te werken zijn werknemers productiever en hebben ze een betere werk-privébalans, onder andere door de afname van de reistijd. Toch is alleen maar thuiswerken niet de oplossing. Nu al melden werknemers meer fysieke (24% van de thuiswerkers) en psychische klachten (14% van de thuiswerkers) door het thuiswerken dan vóór het coronatijdperk. Idealiter is er niet alleen een werk-privébalans, maar ook een kantoor-thuiswerkbalans. Het kantoor heeft namelijk nog een belangrijke functie: het is een plek waar werknemers elkaar ontmoeten en met elkaar in gesprek gaan. Voornamelijk voor samenwerkingen, zoals brainstormsessies en creatieve processen is het prettig om fysiek bij elkaar in dezelfde ruimte te zijn. Moet een werknemer zich flink concentreren op een taak, dan doet hij dat waarschijnlijk liever thuis.
Slim de kantoorruimte indelen
Het is goed mogelijk om de kantooromgeving aan te passen aan het type werkzaamheden dat werknemers moeten uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een onderscheid tussen drukke en rustige ruimtes. In de rustige ruimtes kunnen werknemers ongestoord aan de slag en de drukke ruimtes zijn onder te verdelen in ruimtes voor onder andere vergaderingen, om te bellen en voor brainstormsessies.
Ga ten slotte ook meer aan de slag met flexibele werktijden waar dat mogelijk is. Om de ochtendspits te vermijden, is het bijvoorbeeld een optie om de werkdag vanuit huis te beginnen en pas een paar uur later naar kantoor te komen. Andersom kan natuurlijk ook: ’s middags eerder weg en dan thuis nog even verder werken. Hoe de kantoor-thuiswerkbalans ook wordt vormgegeven; het contact tussen werknemers onderling en met de leidinggevende blijft van groot belang voor een gezonde werkomgeving.
Over Visma Verzuim
Wij willen werknemers veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.