Werknemers kunnen zich om allerlei redenen ziek melden. Ze zijn niet verplicht om te vertellen wat ze mankeert, maar het staat ze vrij om dat wel te doen. Bij klachten als hoofdpijn, een griepje of een gebroken arm heeft het weinig zin om uitgebreid met de werknemer in gesprek te gaan, omdat waarschijnlijk duidelijk is hoe lang de afwezigheid ongeveer zal duren. Wanneer plan je als leidinggevende wél een verzuimgesprek in?
Is je werknemer ziek, dan komt de Wet verbetering poortwachter in beeld. Deze wet is erop gericht om zieke werknemers zo snel mogelijk terug te laten keren op de werkvloer. In de eerste week noteer je de ziekmelding in je verzuimadministratie. Duurt het verzuim langer dan een paar dagen, dan geef je de melding door aan de bedrijfsarts of arbodienst. In de zesde week van ziekte moet je een probleemanalyse en twee weken later het plan van aanpak opstellen. Voor die tijd moet de bedrijfsarts dus een verzuimgesprek hebben gevoerd met de zieke werknemer.
Verzuimgesprek bij langdurig ziekteverzuim
Vanzelfsprekend hoef je niet tot week zes te wachten voordat dat een verzuimgesprek kan plaatsvinden. Samen met de arbodienst maak je afspraken. Bijvoorbeeld dat de arbodienst een gesprek inplant met de werknemer bij ziekteverzuim dat langer aanhoudt dan twee weken. Het is belangrijk dat werknemers niet worden overvallen door een telefoontje van de arbodienst. Noteer de afspraken over verzuimgesprekken daarom in het personeelsreglement bij de regels over ziekmeldingen. Zo weten werknemers wat ze kunnen verwachten als ze ziek zijn.
Verzuimgesprek bij kortdurend ziekteverzuim
Maak met de arbodienst niet alleen afspraken over langdurig ziekteverzuim, maar ook over veelvuldig kortdurend ziekteverzuim. Het is belangrijk om te achterhalen wat de reden is, want frequent kortdurend ziekteverzuim gaat vaak vooraf aan langdurig ziekteverzuim. Meldt een werknemer zich bijvoorbeeld drie keer in zes weken ziek gedurende één of twee dagen, dan kan de bedrijfsarts tijdens een verzuimgesprek informeren of alles in orde is en advies uitbrengen.
Focus op werkplezier
Je kunt een verzuimgesprek over meerdere kortdurende ziekmeldingen overlaten aan de bedrijfsarts, maar je kunt er ook voor kiezen om zelf een verzuimgesprek in te plannen met de werknemer. Er kunnen diverse oorzaken zijn voor kort ziekteverzuim, zoals een gebrek aan motivatie, te weinig waardering voor het werk of een slechte werk-privébalans.
Vraag niet naar de klachten, maar ga in gesprek over hoe de werknemer het werk ervaart. Is er voldoende uitdaging, zijn er voldoende mogelijkheden om het werk naar eigen inzicht in te richten en is het werk goed te combineren met het privéleven? Maak samen met de werknemer een lijst van energiegevers en energievreters. Slaat de balans door naar energievreters, probeer dan samen oplossingen te verzinnen om het evenwicht door te laten slaan naar de goede kant.
Help je werknemer
Je kunt een verzuimgesprek dus voeren omdat het wettelijk verplicht is of omdat je die afspraak hebt gemaakt met de arbodienst. Je kunt het gesprek aan je arbodienst overlaten of zelf in gesprek gaan met je werknemer. Wat je ook doet: voorop moet staan dat je de werknemer wilt helpen om op een verantwoorde wijze weer aan het werk te gaan. Als je daarbij kunt helpen door bijvoorbeeld de werkdruk tijdelijk te verlagen of de werknemer tijdelijk een paar dagen per week vanuit huis te laten werken, verhoogt dat de weerbaarheid van de werknemer. Daar plukt je werknemer de vruchten van én het verlaagt de kans op langdurend verzuim.
Over Visma Verzuim
Wij willen werknemers veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.