Verzuim goed managen is geen eenvoudige klus. En al helemaal niet om er ‘zo’ even bij te doen in je bestaande HR-systeem. Wat beter helpt? Zorgvuldige registratie via een goed verzuimregistratiesysteem, en dan wel gekoppeld aan je HR natuurlijk. In dit blog vind je de 6 belangrijkste argumenten om te werken met goede verzuimsoftware. Maar eerst leg ik je nog even uit wat een verzuimregistratiesysteem ook al weer precies inhoudt.
Wat is een verzuimregistratiesysteem precies?
Een verzuimregistratiesysteem is een (online) applicatie waarin je alle relevante gegevens voor kort en langdurend verzuim bijhoudt. Hiermee houd je overzicht van alle verzuimgevallen. Ook begeleidt het systeem je bij wat je wanneer precies moet doen voor een succesvolle re-integratie bij langdurig verzuim. Alle betrokken partijen, zoals arbodienst, bedrijfsarts en casemanager, hebben toegang tot het systeem. Dit zorgt voor een goede en efficiënte samenwerking. Maar waarom zou je kiezen voor verzuimsoftware?
Dit zijn de 6 belangrijkste argumenten
Er zijn heel veel goede argumenten te bedenken voor het gebruik van verzuimsoftware. De 6 belangrijkste vind je hier.
1. Vinger aan de pols in het verzuimproces
Het belangrijkste argument is uiteraard dat je dankzij een verzuimoplossing continu de vinger aan de pols houdt. Achter dat gemelde ‘griepje’ kan bijvoorbeeld een complexe thuissituatie met zwaar psychische belasting schuilgaan. Of, als dit geregeld bij dezelfde persoon voorkomt, kan het een voorbode zijn van een burn-out.
In beide gevallen leidt een op het oog kortdurend verzuim tot problemen die echt méér van je verzuimbegeleiding vragen. Door elke vorm van verzuim op de juiste manier te registreren volg je het proces binnen ieder dossier op de voet.
2. Herkennen van trends in je verzuimregistratiesysteem
Voor de arbodienst en andere professionals die je voor veel geld inhuurt, helpt het ook dat zij al in een vroeg stadium je volledige bedrijfsverzuim in beeld hebben. Dat kan dus alleen als je alles op één plek bijhoudt. Hierdoor herkennen ze eventuele trends die je anders niet ziet. Want alleen langdurig verzuim aan hen doorgeven, schept een scheef beeld; alsof je verzuim alleen bestaat uit mensen die lang ziek zijn. Hierdoor trekken ze de verkeerde conclusies en krijg jij verkeerd advies. Verzuimsoftware en een zuivere registratie zorgen ervoor dat je professionals ál je verzuim door krijgen, ook als dat maar kort duurt.
3. Meer grip op verzuim
Degene die verzuim in je organisatie in de gaten houdt en begeleidt, krijgt meer tijd dankzij een verzuimregistratiesysteem. Hoe dat komt? De werkprocessen zijn immers gedigitaliseerd en je organisatie bouwt zo automatisch een dossier op. Er gaat dus minder tijd naar administratie, meer naar intensievere begeleiding. Zo groeit de kans dat je werknemer sneller re-integreert én weet je zeker dat je voldoet aan de Wet verbetering poortwachter.
Daar komt bij: leidinggevenden krijgen dankzij (begeleiding vanuit) de verzuimsoftware meer inzicht, overzicht en grip op het verzuimproces. Hard nodig, want zij spelen een cruciale rol bij het terugdringen van verzuim.
4. Preventie dankzij rapportages
Je verzuimregistratiesysteem is ook een soort glazen bol. Doordat alle verzuimgegevens centraal worden bijgehouden, ontstaan er inzichten en patronen in verzuim. Het systeem analyseert daarbij de verzuimcijfers en voorspelt hiermee het verzuimgedrag in de toekomst van je organisatie. Zo ga je preventief beleid voeren om verzuim terug te dringen.
Leidinggevenden en HR krijgen deze gegevens op een presenteerblaadje, dus het is voor hen eenvoudiger en het kost weinig tijd om met de signalen aan de slag te gaan.
5. Eigen risico
En dan nog iets waar je meestal niet over nadenkt in de dagelijkse bedrijfsvoering. Heb je een inkomensverzekering om het verzuimrisico binnen je bedrijf af te dekken? Dan staat hierin meestal een eigenrisicoperiode van enkele dagen tot enkele weken. Een verzekeringsmaatschappij hanteert hierbij vaak niet de eerste ziektedag maar de meldingsdatum. Meld je het verzuim pas als het langdurig is, dan gaat je eigenrisicoperiode dus (opnieuw) lopen vanaf die meldingsdatum. Een goed verzuimregistratiesysteem geeft je een seintje, zodat je ziekte op tijd bij de verzekeringsmaatschappij meldt. Dus áls dat griepje uitloopt op een burn-out weet jij in elk geval dat de verzekeraar op tijd een melding kreeg.
6. Verzuimkosten
De kosten voor verzuim is een grote schadepost. Het gaat natuurlijk niet alleen om de betaalde salariskosten, maar om de verzuimkosten in totaal. Zoals de vervangingskosten, re-integratiekosten en uiteraard de kosten van je verzuimprofessionals. Goede verzuimsoftware houdt hiermee rekening. Hierdoor voorzie je verrichtingen van bijvoorbeeld je arbodienst van een kostprijs per stuk of per uur. Zo weet jij beter wat ziekte binnen je organisatie écht kost.
Dus … wat wordt jouw volgende stap?
Met de verzuimsoftware van Visma Verzuim ben je altijd verzekerd van goede, eenvoudige registratie en actuele cijfers. Het is ook nog eens AVG- en poortwachterproof en je koppelt het eenvoudig met HR-systemen. Verder breng je je verzuimkosten beter in beeld en ben je altijd verzekerd van tijdige meldingen aan het UWV en de verzekeringsmaatschappij. Ideaal ook bij wetten die steeds strenger worden en de noodzaak groter maken om je verzuimcijfers terug te dringen. Kortom een goede oplossing voor het managen van verzuim is dus onmisbaar!
Download Whitepaper
Ben je benieuwd hoe jij met een verzuimregistratiesysteem zicht houdt op het verzuimproces en de re-integratie? Download de whitepaper ‘Overzicht houden tijdens ziekte en re-integratie’
Over Visma Verzuim
Visma Verzuim wil werknemers veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.