Iedere werkgever staat op het gebied van verzuimpreventie en -begeleiding voor een belangrijke strategische keuze: kies ik voor het eigen-regie-model of het onder-regie-model? Onder regie betekent dat je de verantwoordelijkheid voor de verzuimbegeleiding bij een arbodienst neerlegt. In dit model staat de relatie werknemer-casemanager centraal. Eigen regie betekent dat je als werkgever de relatie werknemer-leidinggevende centraal stelt en de verantwoordelijkheid bij hen neerlegt. Dat legt echter ook een probleem bloot: het probleem van de verzakende leidinggevende.
Eigen-regie-model
Het eigen-regie-model is na 2005 ontstaan toen werkgevers niet meer verplicht waren om een arbodienst in te zetten. Naast de vangnetregeling konden werkgevers vanaf dat moment ook kiezen voor de maatwerkregeling. De maatwerkregeling biedt werkgevers de mogelijkheid om de verzuimbegeleiding ook op andere manieren in te vullen. Daarbij zijn werkgevers overigens wel verplicht om zich bij te laten staan door een gecertificeerde bedrijfsarts.
Veel organisaties hebben er toen voor gekozen om leidinggevenden en werknemers zo veel mogelijk zelf de kwesties rond ziekteverzuim op te laten lossen en de tussenkomst van een bedrijfsarts te beperken tot het strikt noodzakelijke. Vandaar de benaming ‘eigen-regie’.
Relatie werknemer-leidinggevende centraal
Het grote voordeel van het eigen-regie-model is dat het de relatie werknemer-leidinggevende centraal stelt. De werknemer en leidinggevenden zijn immers de twee personen die het meest invloed op verzuim kunnen uitoefenen, zeker in de eerste paar weken. Vooral als je bedenkt dat meer dan 40% van het verzuim werk-gerelateerd is.
Eigen regie en de AVG
De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming), de nieuwe arbowet en de uitspraak van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in 2016 dat een leidinggevende niets mag vragen over welke handelingen een zieke medewerker wel of niet kan uitvoeren, hebben het eigen-regie-model onder druk gezet omdat leidinggevende bij een ziekmelding nog maar een beperkte set vragen mag stellen. Volgens velen is het eigen-regie-model zelfs verleden tijd, maar is dat wel terecht?
Persoonlijke aandacht
De relatie tussen leidinggevenden en werknemers is naast een professionele relatie ook een menselijke relatie. En de meeste werknemers vinden het fijn als hun werkgever (d.w.z. leidinggevende) bij ziekte interesse toont in de werknemer en zijn of haar situatie. “Het lijkt wel alsof ik niet meer besta” is een vaak gehoorde klacht van langdurig zieke werknemers. De ervaring leert dat onpersoonlijke begeleiding de afstand tot de werkvloer vergroot en de drempel tot terugkeer verhoogt. Met als gevolg dat het verzuim onnodig lang duurt.
Voorkomen is beter dan genezen
Daarnaast gaat het tegenwoordig niet meer alleen om verzuim. Duurzame inzetbaarheid wordt een steeds belangrijker thema. Kijk je naar inzetbaarheid dan benoemen het Nederlands Platform Duurzame Inzetbaarheid (NPDI) en het TNO vier belangrijke aandachtsgebieden:
- Gezondheid en energie
- Vakkennis en vaardigheden
- Motivatie en betrokkenheid
- Balans tussen werk en privé
Vrij vertaald betekent dit dat je om werknemers inzetbaar te houden ervoor moet zorgen dat ze:
- Zich energiek en vitaal voelen;
- Werk hebben dat zij leuk vinden;
- De kennis en vaardigheden hebben om dit werk te doen;
- De mogelijkheid hebben om werk en privé in balans te houden.
Daarbij speelt de relatie werknemer-leidinggevende een cruciale rol. Wat dus weer voor het eigen-regie-model spreekt. Sterker nog: leidinggevenden die zieke werknemers links laten liggen doen meer kwaad dan de beste casemanagers en bedrijfsartsen kunnen fiksen.
Onvoldoende begeleiding
Ondanks de voordelen van het eigen-regie-model zien we in de praktijk toch een aantal obstakels. Een daarvan is de verzakende leidinggevende; leidinggevenden doen simpelweg niet wat zij moeten doen. Zieke werknemers worden niet gebeld. Frequent-verzuimgesprekken worden niet gevoerd. Gesprekken met zieke werknemers worden niet vastgelegd.
Zijn die leidinggevenden nu zo incapabel of is er iets anders aan de hand? Mijn stelling is het laatste. Wij (werkgevers, arbodiensten en softwareontwikkelaars) begeleiden leidinggevenden onvoldoende. Onlangs kwam ik bij een potentiële klant de volgende situatie tegen. Een werknemer was in een jaar 3 keer ziek geweest. Daarom werd de volgende e-mail naar zijn leidinggevende gestuurd:
“Met de laatste ziekmelding van Jantje heeft het aantal ziekmeldingen de norm bereikt voor bepaling van frequent verzuim. Eerdere ziekmeldingen en details daarvan kun je raadplegen in de verzuimsoftware.
Volgens onze policy is sprake van frequent verzuim bij: 3 of meer ziekmeldingen in een voortschrijdend jaar. We willen je dan ook vragen bovengenoemde medewerker uit te nodigen voor een ‘frequent-verzuimgesprek’ om daarin oorzaken en verklaringen te vinden voor het geconstateerde verzuimverloop.
Jouw bevindingen en aanbevelingen dienen te worden vastgelegd in het re-integratiedossier van de medewerker.”
Nu ben ik redelijk thuis in de verzuimwereld, dus ik heb een idee wat men hier van mij vraagt. Maar wat denk je van leidinggevenden met minder affiniteit met het begeleiden van verzuim zoals een ploegbaas op de werkvloer? Die hebben meestal geen idee wat er hier van hen gevraagd wordt, grote kans dat zij deze e-mail naast zich neerleggen en doorgaan waar ze mee bezig zijn.
Meer ondersteuning voor leidinggevenden
Als je echt gelooft in het belang van de relatie werknemer-leidinggevende (en dat doen wij bij Visma Verzuim dan zal je die leidinggevende veel meer moeten ondersteunen en bij de hand nemen. Je moet hen op een eenvoudige manier uitleggen wat er moet gebeuren, waarom het belangrijk is en het zo eenvoudig mogelijk maken om het te doen.
Geen moeilijke woorden zoals frequent verzuim, policy en re-integratiedossier maar gewone mensentaal. Niet aannemen dat men wel weet wat een ‘frequent verzuim gesprek’ is en hoe je die moet voeren, maar uitleggen hoe en wat – bij voorkeur door middel van een filmpje. Geen moeilijk te gebruiken verzuimsysteem waar je ‘de oorzaken en verklaringen van het geconstateerde verzuimverloop in het re-integratiedossier’ kan vastleggen, maar een app die leidinggevende met een aantal belangrijke vragen en voor-gedefinieerde antwoorden door het proces loodst.
De relatie werknemer-leidinggevende centraal
Wie verzaakt er nu eigenlijk? De leidinggevenden of wijzelf als werkgever, arbodienst of softwareontwikkelaar? Een groot deel van de leidinggevenden laat weleens steken vallen als het aankomt op verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Dat kan je hen echter niet kwalijk nemen als je geen goede ondersteuning biedt. Daarom zijn wij ervan overtuigd dat we leidinggevenden en hun relatie met werknemers veel meer centraal moeten stellen en dat wij hen veel beter moeten ondersteunen.
Daarom hebben wij samen met een groep leidinggevenden een app ontworpen die hen ondersteunt bij de verzuimbegeleidingen en -preventie. Visma Verzuim Manager is nu beschikbaar. Neem contact op met je of account manager als je meer wilt weten. Of kijken op de website en vraag een gratis demo aan.
Over Visma Verzuim
Visma Verzuim wil werknemers veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.
Deze tekst beschrijft de visie van Visma Verzuim op het onderwerp en is puur informatief van aard. Het is niet bedoeld als zakelijk, juridisch of andersoortig advies. Er kunnen daarom geen rechten aan worden ontleend.