Hoe staat het ervoor met het verzuimmanagement binnen jouw organisatie? Er komt een hoop bij kijken om het verzuim van werknemers in goede banen te leiden. Zo moet je denken aan een verzuimreglement, verzuimprotocollen en ook het basiscontract mag niet ontbreken bij verzuimmanagement. Verder is verzuimpreventie een belangrijk onderdeel van verzuimmanagement. Verzuimsoftware helpt je goed op weg om het verzuim binnen de organisatie te registreren, organiseren en analyseren.
Het doel van verzuimmanagement is niet alleen om het verzuim te registreren, maar ook om (de duur van) het verzuim in jouw organisatie terug te dringen. Effectieve verzuimbegeleiding heeft vaak ook een preventieve werking door nieuw verzuim te voorkomen, zowel bij de werknemer in kwestie als bij zijn collega’s. Er zijn veel preventieve maatregelen te bedenken, maar uiteindelijk zijn er toch werknemers die verzuimen. Die werknemers wil je zo goed mogelijk begeleiden.
Verzuim registreren volgens verzuimreglement
Een eerste stap in het verzuimmanagement is dat als een werknemer ziek wordt, je dit zorgvuldig registreert. Dat begint met het verzuimreglement. In het reglement staat duidelijk hoe en bij wie werknemers zich ziek moeten melden. Meestal is dit bij de direct leidinggevende. Uiteraard moeten werknemers bij indiensttreding op de hoogte zijn gebracht van de regels in dit verzuimreglement. Het is ook handig als het verzuimreglement een tijdstip noemt waarop de werknemer zich uiterlijk moet melden, bijvoorbeeld vóór 9.00 uur ’s ochtends. Het werk moet namelijk toch doorgaan en op deze manier gaat zo min mogelijk tijd verloren als er iemand anders moet worden ingeschakeld om het werk op te vangen.
Privacy bij afhandeling ziekmelding
Je moet een ziekmelding goed afhandelen, maar aangezien dit geen dagelijkse kost is, wil je niets over het hoofd zijn als een zieke werknemer contact opneemt. Het is daarom handig om met een verzuimprotocol te werken. Daarin staat een overzicht van de vragen die je mag stellen en hoe je het verzuim moet registreren. De privacyregels zijn daarbij van groot belang. Over de vragen die je wel en niet mag stellen aan een zieke werknemer lees je meer in ons whitepaper ‘Verzuimbegeleiding: wat moet je als leidinggevende weten?’
Basiscontract met arbodienst
De leidinggevende geeft de ziekmelding meestal door aan de HR-afdeling en daar wordt de ziekmelding bij de arbodienst geregeld. Voor het verzuimmanagement moet de organisatie namelijk een basiscontract met de arbodienst of een bedrijfsarts hebben afgesloten. Er moeten in ieder geval duidelijke regels zijn over wie de ziekmelding bij externe partners en instanties doet. Veel verzuimgevallen komen uiteindelijk bij de bedrijfsarts terecht. Hij kan vervolgens besluiten om met eigen ogen een werksituatie te bekijken. Volgens de Arbowet kan de bedrijfsarts namelijk altijd een werkplek bezoeken.
Wet verbetering poortwachter naleven
Onderdeel van het verzuimmanagement is de begeleiding bij de terugkeer naar werk. De leidinggevende is daarbij de eerste contactpersoon voor de zieke werknemer, maar ook de HR-afdeling speelt meestal een rol. Vooral als het verzuim van langere duur is, komt verzuimsoftware goed van pas. Je weet dan immers precies hoe lang het verzuim al duurt en of het tijd wordt om de stappen uit de Wet verbetering poortwachter in gang te zetten. Handig is ook dat de verzuimsoftware een melding geeft als het tijd is voor een volgende stap, zoals een gesprek met de leidinggevende of het opstellen van het plan van aanpak. De arbodienst en de bedrijfsarts helpen bij de naleving van de Wet verbetering poortwachter en de terugkeer naar werk.
Cijfers helpen bij verzuimmanagement
Door de verzuimregistratie goed bij te houden, krijg je grip op verzuimmanagement. Beschikken over de juiste verzuimcijfers in jouw organisatie is natuurlijk van cruciaal belang. Je wilt weten waardoor werknemers verzuimen, hoe vaak en hoe lang werknemers ziek zijn. Een goede nulmeting en frequente tussentijdse metingen zijn belangrijke basisvoorwaarden voor een effectief verzuimbeleid. Op die manier kan je namelijk monitoren welke maatregelen effect hebben en welke niet.
Met alleen het verzuimmanagement – de verzuimregistratie en zieke of arbeidsongeschikte werknemers weer aan het werk krijgen – ben je er nog niet. Je probeert vooral te voorkómen dat werknemers uitvallen. Preventie is dus van groot belang. Dit kan door de (werk-)omgeving te optimaliseren, werknemers tijdig te mobiliseren en preventieve acties te ondernemen. Daarover lees je meer in onze blog over preventie: ‘Enthousiaste werknemers verzuimen nauwelijks’.
Over Visma Verzuim
Wij willen werknemers veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.
Wil je op de hoogte blijven over de ontwikkelingen bij Visma Verzuim? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief of volg ons op LinkedIn. Meer informatie vind je op onze website.