Onderdeel van het arbobeleid in een organisatie is het verzuimbeleid. Het verzuimprotocol is weer een onderdeel van het verzuimbeleid. In een verzuimprotocol leg je vast wat de verantwoordelijkheden van de werkgever en de werknemers zijn bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. In het verzuimprotocol staat bijvoorbeeld precies hoe, wanneer en bij wie een werknemer zich ziek moet melden, maar dat is natuurlijk niet het enige. Wat neem je nog meer op in zo’n protocol en hoe zorg je ervoor dat iedereen goed op de hoogte is van de afspraken?
Het verzuimprotocol bevat onder andere de procedures rond de ziekmeldingen van de werknemers, begeleiding bij verzuim, verzuimcontroles, de basisregels van de Wet verbetering poortwachter, hoe re-integratie verloopt en hoe het met de doorbetaling van loon zit. Ook is het goed om op te nemen welke sancties er kunnen volgen als werknemers zich niet aan de regels houden. De rechten en plichten staan zo netjes voor iedereen op een rij. Kortom, alle reden voor bedrijven om het verzuimprotocol goed op orde te hebben en de afspraken uit dit protocol op te volgen.
Stappen uit verzuimprotocol in verzuimsoftware vastleggen
Een verzuimprotocol helpt om meteen de juiste vragen te stellen bij een ziekmelding. Je wilt namelijk geen belangrijke zaken over het hoofd zien. Het volgen van het protocol voorkomt dit en zorgt er ook meteen voor dat je de wettelijke regels over privacy in de gaten houdt. Daarnaast is het goed als leidinggevenden een verzuimtraining volgen. Zo is het duidelijker wat je rol is bij ziekteverzuim, leer je alles over de privacy van werknemers bij ziekte en over het bevorderen van re-integratie.
Verzuimsoftware kan je hierbij goed ondersteunen. Is de ziekmelding eenmaal binnen en staat die in het systeem, dan worden de vervolgstappen vanuit het verzuimprotocol automatisch aangemaakt door de verzuimsoftware. Zo krijg je steeds netjes een melding als het tijd is om contact op te nemen of een andere stap volgens de Wet verbetering poortwachter in gang te zetten.
Juridische waarde realiseren
Heeft je organisatie een verzuimprotocol, zorg er dan voor dat het document goed gecommuniceerd is naar de werknemers. Het is handig als de werkgever kan aantonen dat de werknemers ervan op de hoogte zijn, want dan heeft het ook juridisch gezien een toegevoegde waarde. Dat bereik je bijvoorbeeld door naar het verzuimprotocol te verwijzen in de arbeidsovereenkomst. Werknemers tekenen dan niet alleen het contract, maar ze tekenen er ook voor dat ze bekend zijn met het verzuimprotocol. De regels in dat protocol moeten natuurlijk wel redelijk zijn, anders gaat de rechter er niet in mee bij een eventuele procedure.
Procedure ziekmelding opnemen in protocol
Neem in het verzuimprotocol in ieder geval op hoe een werknemer zich ziek en beter moet melden. Zo is het vaak de bedoeling dat werknemers zich telefonisch ziekmelden bij hun leidinggevende, meestal vóór een bepaald tijdstip, zoals 09.00 uur. Wordt een werknemer ziek tijdens werktijd, dan meldt hij dit ook eerst bij zijn leidinggevende voordat hij huiswaarts keert. De regels in het protocol kunnen van invloed zijn op het daadwerkelijke ziekteverzuim van werknemers. Zo verlaag je de drempel voor een ziekmelding mogelijk door toe te staan dat werknemers de leidinggevende hierover ook een WhatsApp bericht mogen sturen in plaats van een telefonische melding.
Hoge verzuimdrempel is niet altijd gunstig
Melden werknemers zich snel ziek, dan is er sprake van een lage verzuimdrempel. Kijk dan of hiervoor een reden te vinden valt waarmee je aan de slag kunt. Of moet het verzuimprotocol misschien worden aangescherpt, zodat de drempel voor werknemers om zich ziek te melden iets hoger komt te liggen? Een hoge verzuimdrempel klinkt misschien gunstig, want dan melden weinig werknemers zich ziek. Toch is dat niet goed als blijkt dat werknemers zich niet ziek durven te melden. Zij lopen dan misschien door met klachten, waardoor zij zich uiteindelijk langer ziek moeten melden.
Regels voor verzuimcontrole
Vertrouw je een ziekmelding niet, dan kan je de arbodienst inschakelen om het verzuim te controleren. Dit kan telefonisch gebeuren of met een huisbezoek. De werkgever moet dit soort regels over de verzuimcontrole wel opnemen in het verzuimprotocol, zodat de werknemers hiervan op de hoogte zijn. Neem ook sancties op in het verzuimprotocol voor als een werknemer niet mee wil werken aan zijn re-integratie. Maar ook hiervoor geldt dat je het best problemen in goed contact probeert op te lossen, zodat je geen gebruik hoeft te maken van sancties.
Stappenplan bij niet nakomen re-integratieverplichtingen
Blijf een ‘goed werkgever’ door de werknemer de kans te geven om mee te werken. Door de verzuimsoftware weet je precies hoe ver je in het re-integratieproces met de werknemer zit. Neem dan bijvoorbeeld rustig de stappen van de Wet verbetering poortwachter uit het verzuimprotocol door en leg uit dat een consult bij de bedrijfsarts nodig is. Helpt dit niet, stuur dan een aangetekende brief met de sancties die je volgens het verzuimprotocol kan opleggen. De werknemer krijgt ook nog een waarschuwing voordat je daadwerkelijk sancties gaat uitvoeren. Leg alle acties goed vast met behulp van de verzuimsoftware. Pas als de werknemer dan nog niet meewerkt, mag je een sanctie inzetten als het opschorten of stopzetten van het loon. Je kan ook de kosten van zo’n gemist consult doorberekenen aan de werknemer. Alleen als voorgaande sancties niet werkten en de werknemer het erg bont maakt, kan je overgaan tot ontslag. Maar hopelijk hoeft het zo ver niet te komen!
Over Visma Verzuim
Wij willen werknemers veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.
Wil je op de hoogte blijven over de ontwikkelingen bij Visma Verzuim? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief of volg ons op LinkedIn. Meer informatie vind je op onze website.