Werkgevers vragen ons regelmatig of het verstandig is om verzuimsoftware in eigen beheer te nemen of om te kiezen voor de software van hun arbodienstverlener Dat is een begrijpelijke vraag, toch kunnen wij die vraag niet zonder meer beantwoorden. Wat we wel kunnen doen is de voor- en nadelen van beide opties voor je benoemen zodat je zelf een wel afgewogen keuzen kunt maken.
Software in eigen beheer
Software in eigen beheer heeft een aantal belangrijke voordelen:
- Meer mogelijkheden om eigen regie te ondersteunen
Bij het eigen-regie-model stel je als werkgever de relatie werknemer-leidinggevende centraal. Software in eigen beheer geeft je in die situatie meer mogelijkheden. Vooral grotere bedrijven kiezen vaak voor dit model. - Eenvoudiger om met meerdere arbodiensten te werken
Als je als werkgever bijvoorbeeld meerdere werkmaatschappijen in verschillende branches hebt wil je meerdere gespecialiseerde arbodiensten kunnen gebruiken. Software in eigen beheer maakt dat eenvoudiger. - Eenvoudiger om van arbodienst te wisselen
Bij software in eigen beheer hoef je bij het wisselen van arbodienst geen moeilijke migratie uit te voeren. Je hoeft alleen maar de koppeling met het systeem van je oude arbodienst af te sluiten en te koppelen met het systeem van je nieuwe arbodienst. - Meer controle over je data
Met software in eigen beheer houd je ook de gegevens van je werknemers in eigen beheer. Hierdoor heb je meer controle over wat er met deze gegevens gebeurt. - Uitgebreidere rapportage mogelijkheden
Arbodiensten leveren vaak standaard rapportages. Diepere analyses van verzuimgedrag en de inzetbaarheid van werknemers zijn daardoor vaak niet mogelijk. Software in eigen beheer biedt deze mogelijkheid wel.
Software-in-eigen-beheer heeft ook een aantal nadelen:
- Eigen functioneel beheerder
Verzuimsoftware moet je net als alle andere software beheren. Ook als je de software as-a-service afneemt zal je de software functioneel moeten beheren. Hiervoor zal je capaciteit moeten reserveren. - Eigen protocollen uitwerken en inrichten
Verzuimsoftware komt meestal met een aantal standaard protocollen. Om de software optimaal in te zetten zal je deze protocollen aan moeten passen naar je eigen situatie. - Aparte contracten en facturen
Je moet zelf de software uitzoeken die bij je past en contracten afsluiten met de leverancier. Je krijgt ook aparte facturen voor de software.
Software van arbodienst
Software van je arbodienst heeft een aantal belangrijke voordelen:
- Volledig ontzorgen
De arbodienst neemt alle beslommeringen rondom de software voor je weg. Je hoeft je bijvoorbeeld niet druk te maken over aanpassingen als gevolg van veranderende wet of regelgeving; - Geen functioneel beheerder nodig
Bij software onder beheer van de arbodienst doet de arbodienst ook het functioneel beheer. Je hoeft hiervoor dus geen capaciteit in te ruimen en bespaar je dus kosten; - Geen protocollen uitwerken en inrichten
De arbodienst heeft dit al voor je gedaan en heeft ook de expertise om deze te onderhouden en aan te passen voor klant specifieke situaties; - Eén factuur
Je hoeft geen contracten af te sluiten met de softwareleverancier. Dit heeft de arbodienst al voor je gedaan en levert de software mee als onderdeel van hun dienstverlening.
Het heeft echter ook een aantal nadelen:
- Minder eenvoudig om van arbodienst te wisselen
Maak je gebruik van de software van een arbodienst dan zal je bij het wisselen van arbodienst je data moeten migreren naar die nieuwe arbodienst, zelfs als die dezelfde software gebruikt. Data-migraties zorgen altijd voor verlies aan data-integriteit; - Minder flexibiliteit bij het inrichten van het systeem
Arbodiensten hebben de software ingericht naar hun eigen werkprocessen. Natuurlijk is er altijd ruimte om het een en ander klant specifiek aan te passen maar minder dan bij software in eigen beheer; - Lastiger om met meerdere arbodiensten te werken
Verschillende arbodiensten hoeven niet dezelfde software te gebruiken en je data raakt verspreid over meerdere systemen.
De keuze tussen software in eigen beheer of software van je arbodienst is dus één van de belangrijkste strategische keuzes die je als werkgever moet maken. Wil je meer mogelijkheden en eigen regie dan is software in eigen-beheer een goede keus. Wil je ontzorgd worden dan is software onder beheer van je arbodienst een goede keuze.
Verzuimsoftware in eigen beheer of onder beheer, die keuze kunnen we niet voor je maken. Wij willen er gewoon alles aan doen om werknemers veilig, gezond en duurzaam inzetbaar te houden. Dit doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruikersvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Wij geloven daarbij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.
Over Visma Verzuim
Visma Verzuim wil werknemers veilig, gezond en duurzaam inzetbaar houden. Dat doen wij door samen met onze klanten de meest flexibele, complete en gebruiksvriendelijke software te ontwikkelen voor verzuimbegeleiding en het inzetbaar houden van werknemers. Daarbij geloven wij in de kracht van eenvoud, connectiviteit en data.